Проектная деятельность в библиотеке:

от замысла к реализации

В настоящее время нет, наверное, ни одной библиотеки, которой не приходилось бы создавать проекты, принимать участие в различных конкурсах. Благодаря проектной деятельности, помимо улучшения финансового состояния библиотек, усиливается их роль в местном сообществе, улучшается качество услуг, предоставляемых читателям, библиотеки приобретают свой имидж, появляются новые перспективы в работе. Что же  такое "проект"? 

Проект – комплекс действий, направленных на решение какой-либо проблемы, имеющей истоки и конечное решение, это комплекс работ, ориентированных на достижение конечного результата. Замысел проекта должен быть социально значимым. При этом он может быть очень скромным, но обязательно нужным кому-то.

Конечный результат – это продукт, услуга или концепция, завершенные по составу своих свойств и характеристик, предусмотренных в проекте.

В библиотечном деле под проектом понимается совокупность мероприятий, направленных на достижение определенной, четко сформулированной цели.

Библиотечные проекты – это социальные некоммерческие проекты, которые предназначены для изменения ситуации в области обеспечения более полного, качественного и эффективного доступа к информации как целевых читательских групп, так и широкой общественности города. 

Одним из условий эффективности библиотечных проектов принято считать стремление библиотеки к кооперации и взаимодействию с другими библиотеками, информационными и культурными учреждениями, местными властями, некоммерческими организациями.

В результате реализации проекта возникают новые образовательные, информационные, культурные и социальные услуги, новые возможности, новые структуры.

У проекта есть свои свойства: 

- Временные ограничения 

- Момент начала и окончания работ (решения проблемы)

- Завершенность результата

- Решение крупной, хорошо структурированной проблемы 

- Реализация определенного объема ресурсов

- Явно выраженная цель. 

Библиотечный проект можно разделить на следующие фазы: 

· Концепция 

· Разработка 

· Реализация 

· Завершение 

Помните, что важно тщательно подойти к названию вашего проекта, поскольку в нем заложена часть успеха продвижения. Оно должно быть «цепляющим», ярким, оригинальным, наполненным интеллектуальным и внутренним смыслом, не иметь негативных ассоциаций и раздражающих формулировок.

Начальная фаза проекта – разработка концепции, включающая в себя: 

- Сбор первичных данных и их анализ

- Выявление проблемной ситуации и необходимости в изменениях

- Определение цели, задач, основных требований, необходимых ресурсов, времени и средств, анализ окружения проекта, отбор участников проекта, определение возможных рисков 

- Определение возможных путей решения проблемы, их оценка, выработка на их основе предложений

 - Поиск финансирующих организаций и оформление заявок на финансирование.(Для участия в Грандах) 

В первую очередь важно определить основную идею проекта. Необходимо определить: 

- Для каких групп пользователей необходимо осуществление проекта

- Действительно ли основная проектная идея отвечает современной ситуации, требованиям или потребностям целевой аудитории

- Необходимо показать, как и почему возникла проблема (или потребность) целевой аудитории и почему именно данная библиотека сможет ее решить. Идея необходимости проекта должна быть подтверждена конкретными данными, реальной статистикой, экспертными оценками, публикациями в прессе, обращениями пользователей и т.д. 

Наибольшую трудность вызывает формулировка цели и задач. 

Цель – конечный (отдаленный) результат или продукт, то, во имя чего предпринимается проект (общие утверждения, которые не могут быть оценены количественно). Это сформулированный желаемый результат с точки зрения пользователей или библиотеки, который имеет долгосрочный характер. Отвечает на вопрос – «зачем?». 

Задачи проекта всегда связаны с поставленной проблемой и указывают на промежуточные и итоговые результаты проекта. Они отражают количественные и (или) качественные изменения ситуации. Задачи всегда предусматривают совершение определенного действия. Когда говорится «улучшение» или «повышение» чего-либо, то непонятно, какой конкретно результат позволит считать задачи выполненными, а проект осуществленным. 

Так как за задачами всегда стоят определенные результаты, лучше формулировать их глаголами (создать… объединить…изменить). 

Формулируя задачу, ответьте на вопросы: 

- Предусматривает ли задача определенный срок выполнения 

- Обозначено ли в задаче «что» и «как» вместо «зачем» и «почему»

- Поддается ли задача измерению и проверке (каким способом определить ее выполнение)

- Выполнима ли задача

- Понятна ли задача, сформулирована ли ясным и понятным языком 

- Не забудьте, что цели не равны задачам. 

Следующей фазой является фаза разработки. Ее главным содержанием является разработка основных компонентов проекта и подготовка к его реализации. Общее содержание работ можно сформулировать так: 

· Назначение руководителя и формирование команды 

· Разработка основного содержания проекта (структуры проекта, основных работ и ресурсов, определение конечных результатов) 

· Структурное планирование (составление календарных планов, графиков работ и обеспечения, сметы и бюджета проекта, определение технологии управления и контроля, учет возможных рисков)

· Заключение договора на получение финансирования.

Должно быть ясно, какие мероприятия необходимо провести для достижения намеченных результатов и для решения поставленных задач. Объясните, что будет сделано, кто будет осуществлять эти действия, как именно, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены. 

На фазе реализации проекта выполняются основные работы проекта, необходимые для достижения поставленной цели. По мере осуществления проекта руководитель постоянно контролирует ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. 

На фазе завершения проекта достигаются конечные цели проекта, осуществляется подведение итогов и закрытие проекта. Основное содержание работ обычно состоит в следующем: 

· Организация PR-кампании, проведение презентаций

· Введение объекта в действие

· Разработка методических материалов, публикаций в СМИ 

· Оценка результатов проекта и подведение итогов 

· Подготовка финансовых и содержательных отчетов для финансирующих организаций 

· Закрытие проекта.

Идеальный проект – тот, польза от которого не заканчивается вместе с ним, результаты устойчивы, а успешный опыт используется другими людьми и организациями. 

 Шаблон проекта